Wdrożenie CRM w firmie rekrutacyjnej

Klient:

Agencja rekrutacyjna. Firma pomaga w zatrudnieniu i dokumentacji dla osób przyjeżdżających do pracy w kraju z zagranicy.

Co było nie tak:
  1. Każda sprawa wymaga osobnego kompletu dokumentów i to dość obszernych (zdjęcia, zaświadczenia, oświadczenia, umowy itp.). Wszystkie one były przechowywane w domenie publicznej na platformie chmurowej bez większej nawigacji. Trudno jest wyszukać wszystkie dokumenty dla konkretnej osoby, a bezpieczeństwo dostępu jest problemem.
  2. Sam proces gromadzenia dokumentów jest długi, angażuje kilka odpowiedzialnych osób, ale jest raczej jednowymiarowy. Bez automatyzacji niektóre ważne kroki i działania są "zapominane", co jest odkrywane później i wymaga dodatkowego wysiłku, aby poprawić błędy.
Cele:
  1. Połączenie źródeł leadów (formularze CRM, widget strony internetowej, facebook, instagram).
  2. Zorganizowanie wspólnej bazy wiedzy.
  3. Kalendarze firmowe i  kalendarze wydarzeń, synchronizacja z własnymi kalendarzami pracowników.
  4. Importowanie bazy klientów.
  5. Zautomatyzowanie i uproszczenie procesu gromadzenia i przetwarzania dokumentów w celu legalnego zatrudnienia pracownika zagranicznego.
  6. Stworzenie bazy danych osób zatrudnionych za pośrednictwem agencji w celu szybkiego doboru pracowników z uwzględnieniem sezonowości, pracy projektowej czy nawet całych zespołów zawodowych. 

Po przeprowadzeniu analizy biznesowej zidentyfikowaliśmy 3 główne procesy w firmie klienta, są to:

  • Rekrutacja kandydatów.
  • Uzyskanie Zezwolenia.
  • Osoby zatrudnieni (Baza pracowników). 

Na podstawie tych danych utworzyliśmy w CRM trzy lejki o tej samej nazwie. W przypadku, gdy na różnych etapach następuje zmiana odpowiedzialnego menedżera, wyznaczane są zadania lub deali automatycznie przechodzą przez lejek zgodnie z warunkami zapisanymi w systemie, np. otrzymane maile lub wynik rozmowy zaznaczony przez menedżera w karcie transakcji.

 

crm dla agencji pracy

Dla wygody kadry stworzono osobny lejek, w którym oficjalny proces zatrudnienia podzielony jest na etapy. 

Aby pomóc odpowiedzialnemu menedżerowi, zadania są automatycznie ustawiane na każdym etapie. Dzięki temu menedżer nie może zignorować postawionych zadań i nie zapomni o obowiązkowych działaniach na każdym etapie.

Dokumenty związane z pracownikami

 

oprogramowanie CRM dla firm rekrutacyjnych

Stworzyliśmy system do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w narzędziu o nazwie listy. Wszystkie dokumenty są przechowujemy w Listach: Zdjęcia osoby poszukującej pracy, skany dowodów osobistych, paszportów, umów i tak dalej. Menadżeru wygodnie jest szukać potrzebnych mu plików, nigdzie się nie zgubią. Dostęp jest ograniczony. Same dokumenty mogą być edytowane bezpośrednio w Bitrix24.

 

CRM do zarządzania zasobami ludzkimi

System z wyprzedzeniem powiadamia odpowiedzialnego pracownika o zbliżającym się terminie ważności dokumentu i konieczności jego aktualizacji. W ten sposób firma aktualizuje całą dokumentację pracowniczą.

Dla koordynatorów

Dla koordynatorów, którzy nadzorują pracowników, spotykają, rozliczają i instruują ich w procesie współpracy z agencją, stworzyliśmy w CRM lejek dla koordynatorów do monitorowania procesu zatrudnienia. Gdzie na każdym etapie system wymaga zaznaczenia ważnych wydarzeń, kontroli przyjazdu i zakwaterowania, dostępności w miejscu pracy i innych niezbędnych informacji.

Mając przynajmniej jedną z tych kart i lejek, można już dość skutecznie kontrolować proces rekrutacji. Ale trzeba przyznać, że wyjście kandydata to nie koniec procesu, bo adaptacja pracownika w firmie następuje po jego rejestracji. Tu z pomocą przyszły "tunele sprzedażowe", w których transakcje są ze sobą powiązane. W wyniku stałego działania klient nie czuje się opuszczony przez menedżera:

CRM dla agencji pracy Bitrix24

WYNIK REALIZACJI
  1. Procesy zarządzania są obecnie jasno ustrukturyzowane. Zbędne czynności zostały wyeliminowane, a przydzielanie zadań i monitorowanie zostało zautomatyzowane. To znacznie ułatwia dzień pracy menedżera.
  2. Szefowie działów i właściciel widzą, na jakim etapie są transakcje i kto jest za nie odpowiedzialny i mogą szybko wpłynąć na sytuację.
  3. Wszystkie dokumenty są zebrane w jednym miejscu i ustawione są filtry ułatwiające ich wyszukiwanie.
  4. Wszyscy pracownicy przeszli dwudniowe szkolenie z obsługi nieszablonowych narzędzi Bitrix24 oraz otrzymali odpowiedzi na wszystkie swoje pytania dotyczące możliwości przeniesienia swoich codziennych operacji i obowiązków na istniejącą funkcjonalność portalu. Obie sesje szkoleniowe zostały nagrane na wideo z zapisem ekranu i przekazane klientowi na wypadek konieczności przeszkolenia nowych pracowników.

Inwestycja na wdrożenie Bitrix24 zwróciła się w ciągu 3 miesięcy. Konwersja wzrosła, ponieważ nie zapomina się już o klientach, a każdy nowy klient otrzymuje szybkie odpowiedzi na wszystkie swoje pytania dzięki połączeniu otwartych kanałów Bitrix24.

Bitrix24 BPM CONSULTING