Przecież świadczy usługi, które cieszą się dużym popytem zarówno wśród kandydatów, jak i pracodawców, czyli zawsze ma spore zainteresowanie z obu stron.

Ale

Łatwo jest się pogubić i po prostu przegapić klientów, kiedy informacja jest porozrzucana, a czas jest marnowany na jej porządkowanie, podczas gdy można by go przekształcić w czysty zysk!

A czy wiesz, że Twoi konkurenci już to zrobili i mogą obsługiwać

dużo więcej zapytań niż Ty, nie zwiększając przy tym liczby swoich pracowników?

Ty też tak możesz!

Popatrz i przekonaj się, jak to wygląda w praktyce

Pomogliśmy już kilku agencjom pracy, które miały ten sam główny problem - chaos w danych i procesach firmy oraz duże straty czasowe na ich uporządkowanie.

Wszystko to rozwiązało wdrożenie Bitrix24.

1. Sytuacja PRZED wdrożeniem:

Zapytania od klientów napływają do firmy przez różne kanały: przez e-mail, prywatne telefony, różne komunikatory, media społecznościowe itp.
Więc często gdzieś giną po drodze i zostają zapomniane przez managerów.
Problem z uporządkowaniem dużej ilości dokumentów i ich późniejszym wyszukiwaniem.
Długi i wymagający proces gromadzenia dokumentów, w który zwykle zaangażowanych jest wielu pracowników.

2. Pożądane cele:

Połączenie źródeł leadów (formularze CRM, widget strony internetowej, facebook, instagram), czyli wszystkie zapytania z różnych miejsc trafiają do jednego.
Zorganizowanie wspólnej bazy wiedzy.
Możliwość przejrzystego przeglądania wydarzeń za pomocą kalendarza, wygodne planowanie i synchronizacja z osobistymi kalendarzami pracowników.
Importowanie bazy klientów.
Zautomatyzowanie i uproszczenie procesu gromadzenia i przetwarzania dokumentów w celu legalnego zatrudnienia pracownika zagranicznego.
Stworzenie bazy danych osób zatrudnionych za pośrednictwem agencji w celu szybkiego doboru pracowników z uwzględnieniem sezonowości, pracy projektowej czy nawet tworzenia całych zespołów zawodowych.

Dlaczego nie wszystkim partnerom udaje się odpowiednio skonfigurować system CRM pod konkretną działalność biznesową?

Aby zrozumieć, jak działa mechanizm, trzeba go dokładnie przeanalizować.

Dlatego w BPM Consulting zawsze przeprowadzamy dogłębną analizę, aby nasza współpraca z każdym klientem była maksymalnie efektywna.

Jak na przykład w opisywanym przypadku, gdzie wyróżniliśmy

trzy główne procesy:

Rekrutacja kandydatów
Uzyskanie Zezwolenia
Osoby zatrudnieni (Baza pracowników)

Na podstawie tych danych utworzyliśmy w CRM trzy lejki (rozdziały) o tej samej nazwie.

Teraz każdy proces został podzielony na odpowiednie etapy, których przejście podlega określonym kryteriom.

Na przykład, nie można przejść z etapu "Opłata urzędowa" do etapu "Decyzja" bez potwierdzenia dokonania płatności.

Innymi słowy, teraz każdy krok jest ściśle kontrolowany przez system na podstawie ustalonych parametrów, które można zmieniać i dostosowywać w zależności od potrzeb.

Menedżer prowadzi pracę według wytyczonej ścieżki, gdzie nie trzeba wybierać, którą drogą pójść - trasa jest wyraźnie oznaczona.

Ponadto system zawsze przypomni, jeśli coś zostało zapomniane.

3. Jak zrobiliśmy porządek w dokumentach

oprogramowanie CRM dla firm rekrutacyjnych

Tak wygląda gromadzenie dokumentów w firmie osiągającej sukces - wszystko jest poukładane i przejrzyste.

Każdy, kto chce coś znaleźć, może to zrobić łatwo i szybko.

Oczywiście, ma się na myśli każdy, który ma dostęp do tego obszaru - pamiętamy o zachowaniu poufności danych i już na początku konfigurujemy wszystkie niezbędne uprawnienia dostępu.

Dodatkowo system z wyprzedzeniem powiadamia odpowiedzialnego pracownika o zbliżającym się terminie ważności dokumentu i konieczności jego aktualizacji:

4. Ułatwiliśmy pracę koordynatorów

Równie istotnym procesem jest koordynacja pracowników, czyli śledzenie procesu zatrudnienia od początku do końca, więc dlatego też stworzyliśmy oddzielny lejek do jego monitorowania.

Teraz wszystkie niezbędne informacje o każdym pracowniku, wraz z dokumentami, są gromadzone i przechowywane w jednym miejscu.

Na każdym etapie system wymaga zaznaczenia ważnych wydarzeń - np. kontroli przyjazdu i zakwaterowania, dostępności w miejscu pracy i innych niezbędnych informacji.

W taki sposób informacja zbiera się na bieżąco i nic nie może zostać pominięte.

Ale przecież zatrudnienie kandydata to jeszcze nie jest koniec procesu.

Tu z pomocą przychodzą tzw. tunele sprzedażowe, w których wszystkie etapy różnych lejków są ze sobą powiązane.

To daje możliwość menedżerowi z łatwością pozostawać w ciągłym kontakcie z klientem, który nie czuje się opuszczony.

5. Przejrzyste raporty i zrozumiała analiza

Koniec z ręcznym sporządzaniem raportów!

Bitrix24 pozwala na ich automatyczne zbieranie, wszystko dzieje się w tle, za każdym razem jak wprowadzasz jakieś dane.

Można je dostosowywać i filtrować według potrzeb.

6. Jak wygląda sytuacja PO wdrożeniu:

Obecnie procesy zarządzania są wyraźnie uporządkowane.
Zbędne czynności zostały wyeliminowane, a przydzielanie zadań i monitorowanie zostało zautomatyzowane.
To znacznie ułatwia pracę menedżera.
Szefowie działów i właściciel widzą, na jakim etapie są transakcje oraz kto jest za nie odpowiedzialny i mogą szybko wpłynąć na sytuację.
Wszystkie dokumenty są zebrane w jednym miejscu i ustawione są filtry ułatwiające ich wyszukiwanie.
Wszyscy pracownicy przeszli szkolenie z obsługi nieszablonowych narzędzi Bitrix24 oraz otrzymali odpowiedzi na wszystkie swoje pytania dotyczące możliwości przeniesienia swoich codziennych operacji i obowiązków na istniejącą funkcjonalność portalu.
Sesje szkoleniowe zostały nagrane i przekazane klientowi na wypadek konieczności przeszkolenia nowych pracowników - teraz wystarczy tylko obejrzeć wideo i można zaczynać pracę!

7. EFEKTY:

ta inwestycja zwróciła się już w ciągu 3 miesięcy pracy z programem;
z Bitrix24 konwersja wzrosła wielokrotnie – dzięki automatyzacji procesów teraz KAŻDY nowy klient otrzymuje szybkie odpowiedzi na wszystkie swoje pytania co także znacząco podnosi poziom świadczenia usług;
uporządkowane dokumenty oraz zautomatyzowane procesy pozwalają zyskać najcenniejszy zasób - czyli czas;

To zbyt wiele kosztuje, nie stać mnie

Pomyśl, czy stać Cię na:

siedzenie w papierach i wbijanie danych do Excela?
manualną analizę, która może być zautomatyzowana?
opłacenie czasu swoich pracowników, które kosztem robienia rzeczy rutynowych tracą nowych klientów?

A czy pamiętasz takie przysłowie - oszczędny płaci dwa razy?

Przecież każdy koszt w biznesie jest inwestycją, w tym przypadku wystarczy już kilka miesięcy, żebyś zobaczył jak ona się zwraca i zaczyna przynosić za każdym razem więcej pieniędzy!

Jednak tutaj nie chodzi tylko o pieniądze, ale również o czas - to także inwestycja w niego, ponieważ praca z Bitrix24 przyspiesza tempo działania wielokrotnie!

1

Ale to całe wdrożenie to taki długi proces…

Na pewno nie zajmie to dłużej, niż kontynuowanie pracy w dotychczasowy mało efektywny sposób.

No przecież nie byłoby Cię tutaj, jak wszystko działałoby tak, jak należy.

Czas wdrożenia zależy od wielkości Twojej firmy i potrzeb.

Działamy jak najszybciej, ale w żadnym razie nie kosztem jakości.

W naszym zespole pracują eksperci w swojej dziedzinie, którzy wykonują wszystkie prace w ustalonych wcześniej terminach.

Przed rozpoczęciem pracy z nami będziesz mieć jasne wyobrażenie o czasie, jaki należy przewidzieć.

2

Wdrożenie CRMu jest skomplikowane nawet dla mnie, a co na to moje pracownicy??

Jesteśmy właśnie po to, aby pomóc Ci łatwo i bez stresu wdrożyć Bitrix24!

Nasza firma jest jedynym akredytowanym centrum szkoleniowym na terenie Polski, więc po szkoleniu każdy uczestnik otrzymuje też imienny certyfikat znajomości systemu.

Przeprowadzamy szkolenia online/offline - w zależności od okoliczności i potrzeb każdego klienta.

Do tego wspieramy naszych klientów podczas wdrażania i nawet chwilę po :)

3

No to pomyślę, potrzebuję więcej czasu

A skąd go weźmiesz więcej?

Ucieka ci każda sekunda, minuta i godzina, którą spędzasz, robiąc coś, co inni już dawno delegowali systemowi!

A gdybyś tak zamiast tego mógł spędzić czas z rodziną, albo na wypoczynku, albo na generowaniu nowych pomysłów dla swojego biznesu?

4