Wdrożenie CRM dla centrum wizowego
Informacja o kliencie:
VisaGo działa na rynku usług wizowych od 20 listopada 2017 r. W ciągu kilku lat pomyślnej działalności firma udzieliła pomocy ponad pięciu tysiącom klientów, dzięki czemu VisaGo cieszy się obecnie silną reputacją i jest jedną z wiodących firm w dziedzinie pomocy wizowej na Białorusi. Firma świadczy również usługi legalizacyjne w Polsce.
Potrzeba wdrożenia
Przed wdrożeniem Bitrix24 używano amoCRM, ale jego funkcjonalność nie była wystarczająca do pełnej pracy, na przykład: automatyczne przypomnienia kierownika o wygaśnięciu wizy, synchronizacja kalendarzy, brak możliwości wysyłania automatycznych SMS-ów do klienta itp. Zdecydowano się na Bitrix24 ze względu na zestaw możliwych narzędzi do automatyzacji i gotowe integracje.
Proces wdrażania
Krok 1: Audyt procesów biznesowych w firmie
W pierwszym etapie przeprowadzono szczegółowy audyt procesów biznesowych firmy oraz procedur działu sprzedaży dotyczących kontaktów z potencjalnymi i obecnymi klientami.
Spotkanie zaowocowało opracowaniem zakresu wymagań i obowiązków dotyczących utworzenia Bitrix24.
Pierwszą rzeczą, jaką należało zrobić, było rozwiązanie problemów działu sprzedaży w zakresie szybkiej komunikacji z klientami.
Zadania
- skonfigurować system CRM w celu ułatwienia interakcji z klientami
- optymalizacja kanałów komunikacji
- uzyskać łatwy do zrozumienia interfejs umożliwiający pracę wysokiej jakości
- Przeszkolenie pracowników w zakresie korzystania z programu
Krok 2: Konfiguracja funkcjonalności Bitrix24
- Zarejestrowanie portalu Bitrix24
- konfigurowanie CRM (Kierunki, Etapy, Karty)
- Tworzenie formularzy CRM do umieszczenia na stronie internetowej klienta
- Konfigurowanie integracji z serwisami Viber, Telegram, Instagram, Facebook
- Zautomatyzowane odpowiedzi w otwartych kanałach komunikacji
Etap 3: Szkolenie i wsparcie techniczne
Podczas szczegółowego szkolenia kierownik projektu z firmy wyjaśnił i zademonstrował podstawowe funkcje Bitrix 24 oraz przedstawił najczęstsze scenariusze pracy z systemem CRM.
Po zakończeniu szkolenia dział wsparcia technicznego przez miesiąc odpowiadał na wszystkie pytania klientów dotyczące skonfigurowanych funkcji systemu.
Chociaż początkowe wdrożenie nie obejmowało pełnej funkcjonalności Bitrix24, klient może łatwo skalować i wdrażać nowe narzędzia.
WYNIKI REALIZACJI
- skierowanie przychodzącego leada do dostępnego pracownika;
- rejestrowanie zamówienia i wszystkich szczegółów w karcie klienta podczas komunikowania się z klientem za pośrednictwem linii otwartych;
- przydzielanie klientów do odpowiedzialnych pracowników;
- monitorowanie kierowników przez ich przełożonych w zakresie terminowości ich pracy;
- lepsza realizacja zamówień;
- zwiększona lojalność klientów;
- przejście na wyższy poziom usług;
- wzrost zysków przedsiębiorstwa.
W rezultacie stworzono bazę klientów do dalszej segmentacji i zwiększono powtarzalność sprzedaży dzięki prowadzeniu historii interakcji z każdym z klientów.
Dzięki połączeniu wszystkich kanałów komunikacyjnych w bitrix24 menedżer komunikuje się z klientem z jednego miejsca, nie tracąc czasu na korzystanie z różnych środków komunikacji.
